Invoice Review – Benutzerhandbuch

Funktionale Dokumentation für Anwenderinnen und Anwender: was das System kann und wie Sie damit arbeiten.

← Zurück zur Inbox

1. Überblick

Invoice Review ist ein Werkzeug zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Eine Rechnung durchläuft vom Eingang bis zur Freigabe einen festen Ablauf:

1. Importieren – PDF oder Bild hochladen; das System liest die Rechnungsdaten automatisch aus (OCR).
2. Prüfen & Korrigieren – die erkannten Daten im Split-View neben dem Originaldokument kontrollieren und bei Bedarf korrigieren.
3. Zur Prüfung geben und Freigeben – nach dem Vier-Augen-Prinzip mit getrennten Rollen.
4. Exportieren – freigegebene Rechnungen nach DATEV oder SAP übergeben.

Jede Änderung wird lückenlos protokolliert (Audit-Trail).

Demo-Modus: In der aktuellen Version gibt es keine echte Anmeldung. Die Rolle wird unten links in der Seitenleiste umgeschaltet (siehe Abschnitt 3). In einer Produktivumgebung würde diese Rolle aus dem zentralen Login kommen.

2. Oberfläche & Navigation

Links liegt die Seitenleiste mit drei Bereichen:

Menüpunkt	Zweck
Inbox	Liste aller Rechnungen, Filtern, Suchen, Importieren
Exporte	DATEV-/SAP-Export aller freigegebenen Rechnungen
Rollen	Übersicht, welche Rolle was darf (Berechtigungsmatrix)

Ganz unten in der Seitenleiste steht der Rollen-Umschalter mit dem Hinweis „Demo-Modus".

3. Rollen & Berechtigungen

Es gibt vier Rollen. Welche Rolle aktiv ist, sehen Sie unten in der Seitenleiste und in der Kopfzeile der Inbox („angemeldet als …").

Aktion	Erfasser	Prüfer	Freigeber	Administrator
Rechnung importieren	✓	–	–	✓
Bearbeiten (Felder ändern)	✓	✓	–	✓
Zur Prüfung geben	✓	✓	–	✓
Prüfen	–	✓	✓	✓
Freigeben	–	–	✓	✓
Exportieren	✓	✓	✓	✓
Rollen verwalten	–	–	–	✓

Kurz gesagt:

• Erfasser – bringt Rechnungen ins System (Import), erfasst/korrigiert Daten und gibt sie zur Prüfung weiter.
• Prüfer – kontrolliert die erfassten Daten, darf korrigieren und zur Prüfung geben, aber nicht selbst freigeben.
• Freigeber – trifft die finale Freigabeentscheidung. Darf prüfen und freigeben, aber nicht mehr inhaltlich bearbeiten (Vier-Augen-Prinzip).
• Administrator – darf alles.

Buttons und Eingabefelder, für die Ihre Rolle keine Berechtigung hat, sind ausgegraut oder nicht sichtbar. Die Berechtigungen werden zusätzlich serverseitig erzwungen – das Umgehen über die Oberfläche ist nicht möglich.

Die vollständige Matrix finden Sie jederzeit unter Rollen in der Navigation.

4. Der Rechnungs-Workflow

Jede Rechnung hat genau einen Status:

Status	Bedeutung
OCR erkannt	Frisch importiert, automatisch ausgelesen, noch nicht geprüft
In Prüfung	Zur Kontrolle/Freigabe vorgelegt
Freigegeben	Final bestätigt, exportierbar

Erlaubte Übergänge

  OCR erkannt  ──[Zur Prüfung geben]──▶  In Prüfung  ──[Freigeben]──▶  Freigegeben
       ▲                                    │   ▲                          │
       └──────────[zurück, bearbeiten]──────┘   └────[Freigabe zurückziehen]┘

Von → Nach	Aktion / Button	Wer darf das
OCR erkannt → In Prüfung	Zur Prüfung geben	Erfasser, Prüfer, Admin
In Prüfung → Freigegeben	Freigeben	Freigeber, Admin
In Prüfung → OCR erkannt	zurück zur Bearbeitung	wer bearbeiten darf
Freigegeben → In Prüfung	Freigabe zurückziehen	Prüfer, Freigeber, Admin

Zwei wichtige Regeln

1. Erst speichern, dann Status wechseln. Solange Sie ungespeicherte Änderungen haben (Hinweis „• geändert" in der Kopfzeile), sind die Status-Buttons gesperrt. Speichern Sie zuerst.
2. Nur valide Rechnungen kommen weiter. Die Übergänge Zur Prüfung geben und Freigeben sind nur möglich, wenn die Rechnung keine Validierungsfehler hat (siehe Abschnitt 7a). Andernfalls bleibt der Button gesperrt.

5. Die Inbox

Die Inbox (/invoices) ist der Einstiegspunkt und zeigt alle Rechnungen.

Spalten

Rechnungsnummer · Datum · Lieferant · Bruttobetrag · Status · Anzahl Positionen. Ein Klick auf einen Spaltentitel sortiert auf-/absteigend (Pfeil zeigt die Richtung).

Filtern & Suchen

• Suche – findet nach Rechnungsnummer oder Lieferant (Enter oder Feld verlassen).
• Status – Alle / OCR erkannt / In Prüfung / Freigegeben.
• Lieferant – Textfilter.
• Min € / Max € – Bruttobetrag eingrenzen.
• Von / Bis – Rechnungsdatum eingrenzen.
• Reset – setzt alle Filter zurück.

Alle Filter, die Sortierung und die geöffnete Rechnung stehen in der URL. Sie können einen gefilterten Stand als Lesezeichen speichern oder per Link weitergeben – die Ansicht öffnet sich identisch.

Aktionen in der Kopfzeile

• Beispiele (ZIP) – lädt einen Satz Beispiel-Rechnungen herunter, mit denen Sie den Import ausprobieren können.
• Rechnung importieren – startet den OCR-Import (nur Erfasser/Admin; siehe Abschnitt 6).
• Alle löschen – löscht alle Rechnungen aus der Inbox (nur Erfasser/Admin). Achtung: unwiderruflich. Originaldokumente und Audit-Historie bleiben erhalten.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Rechnung im Prüf-Editor.

6. Rechnung importieren

Nur Erfasser und Administrator. Für andere Rollen ist der Button ausgegraut.

1. In der Inbox auf Rechnung importieren klicken.
2. Datei per Drag & Drop in das Feld ziehen oder über Datei wählen auswählen. Erlaubt: PDF, PNG, JPG, WEBP, bis ca. 10 MB.
3. Das System liest die Rechnung automatisch aus (OCR). Das dauert typischerweise 10–30 Sekunden – bitte das Fenster offen lassen.
4. Danach öffnet sich die Rechnung direkt im Prüf-Editor.

Wie der automatische Auslesevorgang arbeitet:

• Bilder (PNG/JPG/WEBP) werden direkt per Bilderkennung ausgelesen.
• PDFs mit Textebene werden über die enthaltene Textebene ausgelesen (schnell und zuverlässig).
• Reine Scan-PDFs ohne Textebene können nicht ausgelesen werden. Tipp: Solche Rechnungen stattdessen als Bild (PNG/JPG) importieren.

Wenn die Erkennung nur teilweise gelingt, wird die Rechnung trotzdem angelegt und Sie erhalten einen OCR-Hinweis. Die fehlenden Felder ergänzen Sie dann manuell im Editor. Kontrollieren Sie die automatisch erkannten Werte grundsätzlich gegen das Originaldokument.

7. Rechnung prüfen & bearbeiten

Der Editor (/invoices/[id]) ist als Split-View aufgebaut:

• Links: Originaldokument – das hochgeladene PDF/Bild, mit Dateiname und Größe.
• Rechts: Erfassungsmaske mit zwei Reitern: Bearbeiten und Validierung.

In der Kopfzeile sehen Sie Rechnungsnummer, Status, einen Link zum Audit, den Speichern-Button und die jeweils erlaubten Status-Buttons. Ein „• geändert" signalisiert ungespeicherte Änderungen.

Rechnungskopf

Feld	Pflicht	Hinweis
Rechnungsnummer	✓
Rechnungsdatum	✓
Lieferant	✓
Währung	–	Standard EUR
Lieferantenadresse	–
Netto	–
USt (Umsatzsteuerbetrag)	✓
Brutto	✓
Notizen	–	interner Kommentar

Positionen

Tabelle mit den Spalten Beschreibung · Menge · EP (Einzelpreis) · USt % · Netto · Brutto · KST (Kostenstelle) · Sachk. (Sachkonto).

• Position hinzufügen: Button oben rechts in der Tabelle.
• Löschen: Papierkorb-Symbol am Zeilenende.
• Automatische Berechnung: Wenn Sie Menge, Einzelpreis oder USt %-Satz ändern, rechnet das System Netto, USt und Brutto der Zeile automatisch nach (Netto = Menge × Einzelpreis, USt = Netto × Satz, Brutto = Netto + USt). Sie können die berechneten Werte bei Bedarf überschreiben.
• Ein Klick auf eine Zeile markiert sie (z. B. zum gezielten Vergleich mit dem Dokument).

Bearbeiten ist nur erlaubt, wenn Ihre Rolle das darf (Erfasser, Prüfer, Admin). Für Freigeber sind alle Felder schreibgeschützt – Freigeber prüfen und entscheiden, ändern aber nicht.

Speichern

Der Speichern-Button ist aktiv, sobald es Änderungen gibt. Nach dem Speichern meldet das System, wie viele Feldänderungen protokolliert wurden. Erst nach dem Speichern lässt sich der Status wechseln.

7a. Validierung

Das System prüft jede Rechnung kontinuierlich. Der Reiter Validierung und eine Zusammenfassung unter den Positionen zeigen den Stand an; fehlerhafte Felder werden rot markiert. Eine Rechnung muss fehlerfrei sein, bevor sie zur Prüfung gegeben oder freigegeben werden kann.

Geprüft wird:

• Pflichtfelder im Kopf: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant, USt-Betrag, Bruttobetrag.
• Pflichtfelder je Position: Beschreibung, Menge, Einzelpreis.
• Plausibilität Kopf: Netto + USt = Brutto.
• Rechnung je Position: Menge × Einzelpreis = Netto · Netto × USt-Satz = USt · Netto + USt = Brutto.
• Summenabgleich: Summe der Positionen (Netto und Brutto) = Beträge im Kopf.

Kleine Rundungsdifferenzen (bis 2 Cent) werden toleriert. Bei Abweichungen erscheint eine konkrete Meldung, z. B. „Summe Positionen Netto 1.000,00 ≠ Header Netto 950,00".

8. Status ändern (zur Prüfung geben / freigeben)

Die passenden Buttons erscheinen automatisch in der Kopfzeile des Editors – abhängig von Status und Rolle:

• Erfasser/Prüfer sehen bei „OCR erkannt" den Button Zur Prüfung geben.
• Freigeber sieht bei „In Prüfung" den Button Freigeben.
• Eine bereits freigegebene Rechnung lässt sich von Prüfer/Freigeber/Admin wieder In Prüfung zurückholen (Freigabe zurückziehen).

Voraussetzung in allen Fällen: gespeichert und keine Validierungsfehler. Andernfalls bleiben die Buttons gesperrt; der Hinweis „Bitte erst Speichern." erscheint, wenn noch ungespeicherte Änderungen vorliegen.

9. Audit-Trail (Nachvollziehbarkeit)

Über den Link Audit im Editor (/invoices/[id]/audit) öffnen Sie die lückenlose Historie:

• Workflow-Events – jeder Statuswechsel mit Zeitpunkt, Von-/Nach-Status und ausführender Rolle.
• Feldänderungen – jede geänderte Angabe mit Zeitpunkt, Feldname, Vorher- und Nachher-Wert und Rolle.

So ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann was geändert oder entschieden hat.

10. Exporte

Unter Exporte (/exports) werden alle freigegebenen Rechnungen in drei Formaten bereitgestellt:

Reiter	Format	Verwendung
DATEV EXTF (CSV)	Buchungsstapel als CSV	Import in DATEV
DATEV XML (Preview)	XML-Vorschau	DATEV-Schnittstelle
SAP JSON	SAP-kompatibles JSON	Übergabe an SAP-Systeme

Je Format können Sie den Inhalt Kopieren (in die Zwischenablage) oder als Datei Herunterladen.

Es werden ausschließlich Rechnungen mit Status Freigegeben exportiert. Solange keine freigegeben ist, erscheint der Hinweis, dass zuerst Rechnungen freigegeben werden müssen. Der Export selbst ist für alle Rollen zugänglich.

11. Typische Abläufe nach Rolle

Als Erfasser:

1. Inbox → Rechnung importieren → PDF/Bild hochladen.
2. Erkannte Daten gegen das Original prüfen, fehlende Felder ergänzen, Speichern.
3. Zur Prüfung geben.

Als Prüfer:

1. Inbox nach Status In Prüfung filtern.
2. Rechnung öffnen, Daten kontrollieren, ggf. korrigieren und Speichern.
3. Bei Bedarf an die Bearbeitung zurückgeben – die Freigabe trifft der Freigeber.

Als Freigeber:

1. Inbox nach In Prüfung filtern.
2. Rechnung gegen das Originaldokument abgleichen.
3. Freigeben – oder zur erneuten Bearbeitung zurückziehen.

Als Buchhaltung (jede Rolle):

1. Exporte öffnen.
2. Format wählen, Herunterladen, in DATEV/SAP einspielen.

12. Kurz-FAQ

Der Speichern- oder Freigabe-Button ist ausgegraut.
Entweder gibt es nichts zu speichern, es liegen Validierungsfehler vor, oder Ihre Rolle hat keine Berechtigung. Prüfen Sie den Reiter Validierung und Ihre Rolle.

Der Import erkennt kaum Daten.
Vermutlich ein reines Scan-PDF ohne Textebene. Importieren Sie die Rechnung als Bild (PNG/JPG) – diese werden per Bilderkennung ausgelesen.

Ich kann eine Rechnung nicht bearbeiten.
Als Freigeber ist die Bearbeitung gesperrt (Vier-Augen-Prinzip). Eine freigegebene Rechnung muss zunächst auf In Prüfung zurückgeholt werden.

Warum sehe ich andere Buttons als ein Kollege?
Buttons hängen von Ihrer Rolle und vom Status der Rechnung ab. Die Berechtigungsmatrix steht unter Rollen.

Kann ich einen Filterstand teilen?
Ja – die URL enthält Filter, Sortierung und die geöffnete Rechnung. Einfach den Link kopieren.